O avanço da tecnologia traz uma série de desafios para organizações de todos os segmentos. Sendo assim, a busca por soluções digitais torna-se imprescindível para enfrentar a concorrência e sobreviver em mercados cada vez mais competitivos. Diante do fenômeno chamado Transformação Digital, a produtividade foi um dos campos que mais evoluíram nos últimos anos.

Nos dias atuais, diversas empresas estão preocupadas em descobrir como melhorar a produtividade e transformar digitalmente seus processos. Embora os esforços sejam focados principalmente nos processos voltados ao cliente, os processos internos não devem ser ignorados.

Produtividade é crucial para o crescimento de uma empresa. Embora a maioria das organizações busque simplificar e fazer transformações significativas em seus processos, muitas ignoram medidas simples que podem ser implementadas para aumentar a produtividade de forma imediata.

Uma atitude simples para obter mais produtividade é através da automatização de documentos digitais de fluxos de trabalho. Isso significa digitalizar documentos em papel de processos selecionados e trazê-los para os sistemas de negócios no momento certo do processo. Entretanto, muitas empresas não conseguem perceber o potencial dos fluxos de trabalho em documentos digitais por desconhecerem os ganhos de eficiência.

Por exemplo, imagine que uma organização deva receber uma cópia em papel de um formulário de saúde de cada colaborador da empresa, mas que para isso precise armazenar uma versão digital desses formulários em um local seguro. Nessa situação, normalmente a pessoa que gerencia essa atividade precisaria digitalizar cada formulário individualmente, recebê-lo como um anexo de arquivo de email, fazer download de cada arquivo, renomear adequadamente cada arquivo e salvá-los no local correto. Isso seria um processo extremamente demorado, não é mesmo?

Porém, se a empresa optar por documentos digitais automatizados de fluxos de trabalho, o indivíduo simplesmente poderá digitalizar todos os documentos em conjunto. E por meio de um código de barras pré-alocado, cada documento sera automaticamente e corretamente nomeado, além de ser salvo no local apropriado. Essa ação remove etapas repetitivas e permite que a tarefa seja concluída rapidamente, liberando o tempo do colaborador e proporcionando ganhos significativos de produtividade.

Entretanto, é importante ressaltar que os gerentes devem estar envolvidos na criação do processo de automatização do fluxo de trabalho. Isso possibilita que todo o ciclo de vida do documento seja compreendido e, portanto, automatizado corretamente para gerar economia de tempo.

Esse é somente um dos inúmeros exemplos de tecnologia que podem se tornar grandes aliados para o crescimento do seu negócio. A Transformação Digital pode abrir caminho para muitas mudanças que resultam em ganhos significativos de produtividade no dia a dia da sua empresa.

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