A filosofia Lean já é bastante utilizada e tem um papel importante na redução de desperdícios em processos de manufatura. O pensamento enxuto passou a ser também aplicado fora do chão de fábrica em processos administrativos dando origem assim ao Lean Office.

Desenvolvido pela Toyota, o conceito de Lean define 7 categorias de desperdícios de processos, que podem ser aplicados também em ambientes de escritórios. Existem muitas semelhanças entre linhas de fabricação e áreas administrativas visto que ambas as configurações possuem processos e pessoas produzindo trabalho. O mapeamento e revisão dos processos torna-se essencial para reduzir e eliminar desperdícios e por consequência, aumentar o valor agregado em seu produto ou serviço.

A aplicação do pensamento enxuto para áreas administrativas consiste em entender o processo utilizando ferramentas como o Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM), identificar desperdícios e oportunidades de melhoria,implementar mudanças e padronizar o novo processo.

Confira mais detalhes sobre a aplicação do Lean Office a seguir:

Mapeamento do Fluxo de Valor

A eliminação do desperdício no escritório é algo desafiador, pois a produtividade e desperdícios em escritórios geralmente não são tão evidentes como em um ambiente fabril. Entretanto, consomem tanto os recursos da empresa como perdas de produção e ao contrário do que se pensa, é possível sim mensurar e enxergar oportunidades de melhorias.

Conforme já publicamos em nosso blog, o VSM é uma importante ferramenta para mapear e visualizar processos e etapas.

Oportunidade de Melhoria

Mapeado o processo, torna-se possível enxergar os desperdícios presentes na situação atual. O foco deve ser na otimização dos pontos que mais afetam agregação de valor aos clientes. Devem ser aplicadas ferramentas de melhoria contínua visando reduzir principalmente tempo e custos do processo.

Padronização

Feitas as otimizações, é necessário garantir que os processos sejam executados da forma proposta. Os procedimentos e ferramentas de padronização auxiliam a manter a estabilidade e agilidade na realização das atividades. Isso resulta em uma redução significativa no tempo de processo e custos relacionados.

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